Objective: To analyze IFAP’s procurement flow through the lens of Business Process Management and propose a digital guide to support the planning phase, to reduce rework, clarify responsibilities, and improve internal lead times.
Context: Law 14,133/2021 increased requirements for planning, role definition, and document verification. IFAP operates a multi-campus structure and records returns and delays linked to incomplete inputs. Guidelines from the TCU
and models from the IPCC underscore the importance of standardization and segregation of duties, creating an opportunity to establish minimum documentation requirements and phasebased checks, supported by a digital guide.
Diagnosis: A documentary analysis of eleven administrative
processes at IFAP and benchmarking with fifty-four federal institutions was conducted, guided by a comparative method. Redundancies, interdepartmental returns, and reliance on tacit knowledge were identified, which supported prioritizing control of planning inputs.
Practical implications: The guide organizes the minimum planning documents, links tasks to control points, and enables phase-based consultation, which tends to reduce returns and lead times.
Social implications: The centralization of flows and regulations broadens transparency and favors social oversight and institutional monitoring.
Theoretical implications: It demonstrates the applicability of Business Process Management in public procurement within federal higher education institutions.
Originality/Value: The digital guide structures the planning phase by connecting minimum documents to an operational sequence and to phasebased checks. External comparisons position IFAP and inform the adoption of observed practices.
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Revista Alcance is a Brazilian free access journal, published every four months, linked to the Graduate Program in Administration and the Professional Master’s degree in Administration, Internationalization and Logistics Program of the University of Vale do Itajaí – Univali. We seek to publish theoretical-empirical and technological articles in the areas of Business Administration. Different theoretical and methodological perspectives are welcome, as long as they are consistent with and relevant to the development of the area.
